งานเยอะแค่ไหนก็ไหว! 7วิธีจัดการภาระงานไม่ให้ล้นมือ

ในชีวิตนักเรียนและนักศึกษา เชื่อว่าหลายคนคงเคยเจอสถานการณ์ที่หัวหมุนเพราะงานล้นมือ ตารางแน่น ต้องเรียน สอบ ส่งงานหลายวิชาจนเกิดภาวะงานทับกัน ไม่รู้จะเริ่มตรงไหนก่อน ทำให้เกิดอาการเครียดแบบไม่รู้ตัวและทำให้ประสิทธิภาพการเรียนลดลง การบริหารจัดการงานและเวลาจึงเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญที่ควรฝึกให้เป็นนิสัย เพื่อให้ทุกงานออกมามีคุณภาพโดยไม่ต้องโหมหนักในวันสุดท้าย บทความนี้เลยพาทุกคนไปเรียนรู้ 7 วิธีที่จะช่วยจัดการกับงานไม่ให้ล้นมือจนแบกไม่ไหว

1.รวบรวมงานทุกวิชารวมกัน

สิ่งแรกที่เราควรทำคือเขียนงานทั้งหมดให้อยู่ที่เดียวกัน เพราะการจำไว้ในหัวอาจทำให้ลืม หรือการจดไว้บนกระดาษหลายแผ่นทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย หากข้อมูลรวมอยู่ที่เดียวกัน จะเห็นภาพรวมได้ง่าย และไม่พลาดงานสำคัญ

แนะนำให้ใช้สมุดโน้ต แอปพลิเคชัน เช่น Google Keep, Notion หรือ Google Sheet โดยจดข้อมูลของงานให้ละเอียด เช่น ชื่อวิชา ประเภทงาน รายละเอียดงาน ที่สำคัญคือวันกำหนดส่งงาน

2.จัดลำดับความสำคัญด้วย Eisenhower Matrix

หลังจากลิสต์งานทุกอย่างเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การจัดลำดับความสำคัญ (Prioritizing) เพื่อรู้ว่าอะไรควรทำก่อน ทำหลัง ลองใช้เทคนิค Eisenhower Matrix มาช่วยจัดการวางแผนกัน

Eisenhower Matrix คือเทคนิคที่ตั้งชื่อตามดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาที่สร้างกรอบการทำงาน โดยการจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อจัดการกับปริมาณงานมากมาย การสร้างกรอบ Eisenhower Matrix ทำได้ไม่ยาก เพียงวาดตาราง 2*2 ให้มี 4 ช่อง

แกน X(แนวนอน): เร่งด่วน / ไม่เร่งด่วน
แกน Y(แนวตั้ง): สำคัญ / ไม่สำคัญ

ด่วนและสำคัญ (ทำทันที) เป็นงานที่ต้องทำเลยทันที เมื่อมีกำหนดส่งเร็ว ๆ นี้ ควรจัดให้ทำก่อนเป็นสิ่งแรก เช่น มีประชุมงานกลุ่มตอนเย็นวันนี้ การบ้านที่ต้องส่งพรุ่งนี้

สำคัญแต่ไม่ด่วน (วางแผน) งานที่ต้องใช้เวลาและการวางแผน เช่น โปรเจค การเขียนรายงานวิจัย งานเหล่านี้สามารถทำได้ในระยะยาว และมีระยะเวลาในการทำงาน เช่น รายงานวิชาภาษาไทยที่ต้องส่งภายในสัปดาห์หน้า สามารถทำภายหลังได้

ด่วนแต่ไม่สำคัญ (หาคนช่วย) เป็นงานที่ไม่สำคัญ แต่ต้องทำทันที สามารถขอความช่วยเหลือหรือแบ่งงานเพื่อให้เสร็จทันเวลาได้ เช่น การรวมเล่มรายงานกลุ่ม การประชุมงานกลุ่ม หากจำเป็นต้องทำเอง สามารถทำให้เสร็จอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องละเอียดมากเกินไป เพื่อประหยัดเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่า

ไม่ด่วนและไม่สำคัญ (ตัดออก) งานชิ้นนี้สามารถเลื่อนไปหลังสุดหรือตัดออก เพื่อคัดงานที่ไม่จำเป็นจริง ๆ เช่น การเคลียร์อีเมลเก่า ๆ ทิ้ง

3.ทำแผนรายสัปดาห์

การทำแผนรายสัปดาห์ช่วยให้เห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด ทำให้รู้ว่าสัปดาห์นี้งานเยอะแค่ไหน และเห็นความคืบหน้าของงาน ลองใช้แพลนเนอร์แบบรายสัปดาห์เพื่อช่วยทำแผนจัดการงาน จะได้ไม่รู้สึกว่าทุกงานต้องทำพร้อมกันและทำให้จัดสรรเวลาอย่างมีระบบมากขึ้น ตัวอย่าง

4.ใช้เทคนิค Time Blocking

Time Blocking คือการแบ่งเวลาของวันออกเป็นช่วง ๆ และกำหนดล่วงหน้าว่าแต่ละช่วงจะทำงานอะไร ใช้เวลานานแค่ไหน แทนที่จะมีแค่ To-do list อย่างเดียว การทำบล็อกเวลาลงตารางจะเป็นระบบมากขึ้น เช่น ช่วงเช้าอ่านคณิต ช่วงบ่ายฝึกโจทย์ภาษาอังกฤษ

Time Blocking ไม่ใช่เพียงการแบ่งเวลา แต่คือการฝึกให้เรารู้จักจัดลำดับความสำคัญ ฝึกสมาธิจดจ่องานตรงหน้าได้ดี ช่วยลดนิสัยผลัดวันประกันพรุ่ง และสร้างสมดุลชีวิตและการทำงาน สามารถจัดการเวลาไปออกกำลังกาย ทำกิจกรรมผ่อนคลาย โดยไม่ติดอยู่กับงานเกินไป

วิธีการทำ Time Blocking

1. กำหนดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันลงไปในปฎิทินหรือแพลนเนอร์ โดยลองเขียนล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วันเพื่อไม่ให้รู้สึกกระทันหันเกินไป ในแต่ละงานต้องมีเดดไลน์กำหนดไว้ด้วย

2. กำหนดว่าช่วงไหนควรทำงานอะไร และประเมินเวลาว่างานนั้นใช้เวลาเท่าไหร่ แนะนำให้เริ่มต้นด้วยการบล็อกเวลาสำหรับกิจกรรมที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อน เช่น เวลาตื่นนอน เวลาทานข้าว และสังเกตนาฬิการ่างกายตัวเองว่าช่วงไหนมีสมาธิในการโฟกัสงาน บางคนถนัดอ่านหนังสือทฤษฎีหนักๆ ในช่วงเช้า บางคนโฟกัสงานได้ดีตอนกลางคืน

3. ควรทำงานทีละอย่าง เพื่อให้สามารถโฟกัสกับงานตรงหน้าได้ดี สมองจะไม่เหนื่อยกับการสลับงานบ่อย ๆ และปรับบล็อกเวลาให้ยืดหยุ่นได้ตามสมควร ในความจริงไม่อาจทำงานได้เสร็จตามเวลาเป๊ะ ไม่ควรกดดันเกินไป

4. อย่าลืมแบ่งบล็อกเวลาสำหรับการพักผ่อน เบรคช่วงสั้น ๆ พัก 5- 10 นาที หรือลองใช้เทคนิค Pomodoro ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที

5.แบ่งงานใหญ่ให้เป็นงานย่อย

เมื่อได้รับมอบหมายงานชิ้นใหญ่มา เช่น เขียนรายงาน เตรียมนำเสนอหน้าห้อง อาจทำให้รู้สึกว่าเป็นงานใหญ่และมากมาย แล้วขี้เกียจไม่อยากเริ่มทำ ผลัดวันไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะใกล้เดดไลน์ แนะนำว่าให้ลองใช้วิธีแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ เช่น

  เมื่อลองแบ่งออกมาแล้ว ฟังดูไม่ใช่เรื่องหนักหน่วงอีก ค่อย ๆ ทำวันละนิดก็เสร็จ

6.สร้าง Deadline Calendar

ปักเดดไลน์ทุกงานลงในปฏิทิน จะทำให้เห็นภาพรวมของทุกงาน ว่าสัปดาห์ไหนงานเยอะ งานไหนต้องรีบทำและควรทำงานล่วงหน้าเมื่อไหร่ ซึ่งจะลดโอกาสงานชนกันได้ นอกจากนี้ เราสามารถวางแผนชีวิตไปทำสิ่งอื่นเพื่อความผ่อนคลายได้ แนะนำให้ ลองใช้ Google Calendar ปฏิทินตั้งโต๊ะ หรือ แพลนเนอร์ ดูน้า

7.ทำทีละงาน หลีกเลี่ยงการ Multitask

Multitasking ไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จเร็วหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างที่เชื่อกันเสมอไป แต่อาจทำให้ลดประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานสลับไปมาทำให้ไม่ได้มีสมาธิจดจ่อกับงานนั้น ๆ และทำให้เสียเวลา ควรทำทีละอย่างให้เสร็จ จะช่วยให้งานจะออกมามีคุณภาพ แล้วค่อยขยับไปทำงานชิ้นอื่นตามลำดับ

---

เป็นยังไงบ้างคะ…หวังว่า 7 วิธีจะมีประโยชน์และช่วยให้เพื่อน ๆ รับมือกับภาระงานและการจัดการเวลาได้ดีขึ้น ลองเริ่มจากวิธีง่าย ๆ แล้วปรับใช้ตามสไตล์ของตัวเองกันน้า

ขอบคุณข้อมูลเพิ่มเติมจาก

https://www.trueplookpanya.com/dhamma/content/79168

https://truevirtualworld.com/th/article/time-blocking

https://thailandpolicylab.com/eisenhower-matrix/